Arsip memegang peranan krusial dalam berbagai aspek kehidupan, mulai dari administrasi pemerintahan, bisnis, hingga catatan pribadi. Klasifikasi arsip dapat dilakukan berdasarkan berbagai kriteria, salah satunya adalah berdasarkan fungsinya. Memahami jenis arsip berdasarkan fungsinya sangat penting untuk menentukan bagaimana arsip tersebut dikelola, diakses, dan dipertahankan nilainya dalam jangka waktu tertentu. Fungsi arsip menentukan tujuan penciptaan dan penyimpanannya.
Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara aktif dalam pelaksanaan kegiatan unit penciptanya. Jenis arsip ini memiliki frekuensi penggunaan yang tinggi dan terus menerus diperbarui atau ditinjau. Karena kegunaannya yang tinggi, arsip dinamis memerlukan penataan yang rapi, mudah diakses, dan dilindungi dengan baik untuk memastikan kelancaran operasional.
Arsip dinamis ini dapat dibedakan lagi menjadi beberapa tingkatan berdasarkan tingkat aktifnya:
Pengelolaan arsip dinamis berfokus pada efisiensi akses dan kecepatan pengambilan informasi. Sistem kearsipan yang baik, seperti penggunaan sistem penomoran, indeks, dan klasifikasi yang jelas, menjadi kunci dalam mengelola jenis arsip ini.
Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam kegiatan operasional unit penciptanya, namun memiliki nilai permanen baik dari segi hukum, administratif, keuangan, ilmiah, teknis, maupun historis. Arsip statis ini umumnya telah melewati masa retensi arsip dinamis dan dipindahkan ke lembaga kearsipan untuk dipelihara dan diselamatkan sebagai memori kolektif bangsa atau organisasi.
Nilai arsip statis ini bervariasi, dan penentuan nilai tersebut biasanya dilakukan melalui proses penilaian arsip. Beberapa karakteristik arsip statis antara lain:
Tujuan utama pengelolaan arsip statis adalah untuk penyelamatan dan pelestarian. Lembaga kearsipan bertanggung jawab untuk menjaga kondisi fisik arsip, melakukan alih media jika diperlukan, dan menyediakan akses yang terkontrol bagi pengguna yang berhak.
Arsip inaktif seringkali menjadi kategori yang sedikit tumpang tindih dengan arsip statis, namun ada perbedaan mendasar dalam konteks penggunaannya. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sangat rendah, namun belum sepenuhnya dinilai sebagai arsip statis atau permanen. Arsip ini masih berada di bawah kendali unit pencipta, namun sudah tidak lagi disimpan di ruang kerja yang aktif.
Biasanya, arsip inaktif disimpan di ruang penyimpanan arsip yang khusus, yang mungkin tidak senyaman atau semudah diakses seperti ruang penyimpanan arsip dinamis. Tujuannya adalah untuk membebaskan ruang kerja dari dokumen-dokumen yang jarang digunakan namun masih berpotensi dibutuhkan di masa mendatang. Proses pemindahan arsip ke kategori inaktif biasanya didasarkan pada jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan.
Manajemen arsip inaktif berfokus pada efisiensi ruang penyimpanan dan biaya pengelolaan. Meskipun frekuensi penggunaannya rendah, tetap perlu ada prosedur untuk pengambilan dan pengembalian arsip yang jelas untuk menghindari kehilangan atau kerusakan. Dalam beberapa kasus, arsip inaktif bisa jadi akan dimusnahkan jika masa retensinya telah habis dan tidak memiliki nilai permanen, atau bisa juga diusulkan untuk menjadi arsip statis jika dinilai memiliki nilai historis.
Dengan memahami klasifikasi arsip berdasarkan fungsinya ini, sebuah organisasi dapat menerapkan strategi pengelolaan yang tepat, memastikan efisiensi operasional, dan yang terpenting, melestarikan aset informasi berharga untuk generasi mendatang. Setiap jenis arsip memiliki kebutuhan pengelolaan yang berbeda, dan penanganannya yang tepat akan berkontribusi pada kelancaran administrasi dan kekayaan sejarah.