Kearsipan seringkali dipandang hanya sebagai gudang penyimpanan dokumen usang. Namun, pada hakikatnya, **tujuan kearsipan adalah** jauh lebih strategis dan fundamental bagi keberlangsungan organisasi, pemerintahan, maupun peradaban itu sendiri. Arsip adalah memori kolektif yang terstruktur, bukti otentik dari setiap transaksi dan pengambilan keputusan.
Secara umum, tujuan utama kearsipan dapat dikelompokkan menjadi tiga pilar utama: pertanggungjawaban, informasi, dan pelestarian nilai budaya.
Ini adalah fungsi kearsipan yang paling mendasar dan seringkali menjadi alasan utama mengapa arsip harus diciptakan dan dipelihara. Dalam konteks organisasi publik maupun swasta, arsip berfungsi sebagai bukti legal dan administratif yang sah.
Arsip tidak hanya menyimpan masa lalu, tetapi juga melayani kebutuhan informasi saat ini. Tujuan kearsipan di sini berfokus pada aksesibilitas dan utilitas data yang tersimpan.
Ketika kita bertanya, "Apa **tujuan kearsipan adalah** untuk informasi?", jawabannya terletak pada kemampuannya menyediakan data yang cepat dan akurat. Hal ini mencakup:
Di luar kebutuhan administrasi dan informasi sehari-hari, kearsipan memegang peran krusial sebagai penjaga memori kolektif suatu bangsa atau komunitas. Arsip yang bernilai historis tinggi harus dilestarikan secara permanen.
Arsip yang bernilai guna preservasi (seperti surat proklamasi, naskah kuno, atau foto peristiwa penting) mewakili jejak peradaban. Jika arsip ini musnah, maka informasi tentang bagaimana suatu peristiwa terjadi, siapa yang terlibat, dan apa dampaknya, akan hilang selamanya. Oleh karena itu, **tujuan kearsipan adalah** memastikan warisan intelektual dan budaya dapat diwariskan kepada generasi mendatang.
Pelestarian ini membutuhkan standar konservasi yang tinggi, seperti pengontrolan suhu, kelembaban, serta digitalisasi untuk mitigasi risiko kerusakan fisik.
Penting untuk dipahami bahwa tujuan kearsipan diterapkan berbeda pada tahapan siklus hidup arsip. Arsip dinamis (yang masih sering digunakan) difokuskan pada efisiensi administrasi (tujuan 1 dan 2). Sementara itu, arsip statis (yang telah berakhir masa gunanya secara administratif tetapi memiliki nilai jangka panjang) difokuskan pada nilai sejarah dan budaya (tujuan 3).
Pengelolaan yang terintegrasi, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga pemusnahan (bagi yang tidak bernilai) atau pendepositan (bagi yang bernilai), adalah kunci untuk merealisasikan semua tujuan di atas. Tanpa sistem kearsipan yang profesional, organisasi berisiko mengalami "amnesia struktural", di mana mereka kehilangan kemampuan untuk belajar dari masa lalu dan membuktikan tindakannya di masa kini.
Kesimpulannya, **tujuan kearsipan adalah** memastikan bahwa setiap fakta, transaksi, dan keputusan yang pernah terjadi tercatat secara otentik, dapat diakses saat dibutuhkan untuk kebutuhan hukum dan informasi, serta dilestarikan sebagai memori kolektif untuk kepentingan generasi mendatang. Kearsipan adalah investasi jangka panjang dalam tata kelola yang baik dan memori peradaban.