Pemusnahan Arsip: Siapa dan Kapan Dilakukan?

Dalam dunia administrasi modern, pengelolaan arsip merupakan tulang punggung dari setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip menyimpan jejak sejarah, bukti transaksi, dan informasi krusial lainnya. Namun, tidak semua arsip harus disimpan selamanya. Ada kalanya pemusnahan arsip menjadi sebuah keniscayaan demi efisiensi, keamanan, dan kepatuhan terhadap peraturan. Lantas, pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh siapa saja dan kapan? Mari kita telaah lebih dalam.

Kewenangan Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip bukanlah tindakan sembarangan. Ada prosedur ketat dan pihak-pihak berwenang yang harus dilibatkan untuk memastikan bahwa pemusnahan dilakukan secara sah dan bertanggung jawab. Secara umum, pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh lembaga atau instansi yang memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Di tingkat pemerintahan, lembaga kearsipan nasional atau daerah memiliki peran sentral dalam menetapkan kebijakan dan melakukan pengawasan terhadap pemusnahan arsip. Badan Kearsipan Nasional (Arnas) di Indonesia, misalnya, memiliki kewenangan untuk memberikan persetujuan pemusnahan arsip statis yang memiliki nilai guna kelangsungan penyelenggaraan negara. Arsip statis adalah arsip yang telah dinilai oleh unit kearsipan dan dinyatakan permanen.

Sementara itu, untuk arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus-menerus bagi perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau penyelenggaraan kehidupan organisasi, kewenangan pemusnahan berada pada pimpinan instansi pencipta arsip. Pimpinan instansi tersebut harus membentuk Panitia Penilai Arsip untuk melakukan penilaian terhadap arsip yang akan dimusnahkan. Panitia ini biasanya terdiri dari unsur pimpinan, unsur penata arsip, dan unsur terkait lainnya.

Dalam konteks sektor swasta, meskipun tidak ada badan kearsipan nasional yang secara spesifik mengawasi pemusnahan arsip mereka, perusahaan tetap diwajibkan untuk mematuhi peraturan perundang-undangan yang terkait dengan penyimpanan dan pemusnahan dokumen. Pihak yang berwenang dalam pemusnahan arsip di sektor swasta adalah manajemen perusahaan itu sendiri. Biasanya, ini dilakukan melalui pembentukan tim internal yang bertugas menilai kelayakan arsip untuk dimusnahkan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) yang telah ditetapkan. JRA ini menjadi pedoman penting kapan sebuah arsip dapat dimusnahkan.

Syarat dan Prosedur Pemusnahan Arsip

Sebelum pemusnahan dilaksanakan, beberapa syarat dan prosedur ketat harus dipenuhi. Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh pihak yang berwenang, asalkan arsip tersebut telah memenuhi kriteria tertentu, seperti:

• Telah berakhirnya jangka waktu retensi arsip sebagaimana ditetapkan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA).
• Arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi, baik dari segi hukum, administrasi, keuangan, maupun sejarah.
• Arsip yang kondisinya sudah rusak berat dan tidak dapat diselamatkan lagi, namun perlu dipastikan bahwa perusakan tersebut bukan disengaja untuk menghilangkan bukti.
• Arsip yang berkaitan dengan perkara hukum yang telah inkrah dan masa pidananya telah selesai, kecuali ada ketentuan khusus lainnya.
• Arsip yang tidak relevan lagi dengan kebutuhan organisasi atau perundang-undangan yang berlaku.

Prosedur pemusnahan yang umum meliputi:

1. Penilaian Arsip: Tim penilai melakukan verifikasi dan identifikasi arsip yang dinilai layak untuk dimusnahkan berdasarkan JRA dan kriteria yang ada.
2. Penyusunan Daftar Arsip yang Akan Dimusnahkan: Hasil penilaian dituangkan dalam daftar rinci yang mencakup kode arsip, uraian arsip, volume, jangka waktu retensi, dan alasan pemusnahan.
3. Pengajuan Permohonan Pemusnahan: Daftar arsip yang akan dimusnahkan diajukan kepada pejabat yang berwenang atau lembaga kearsipan (jika diperlukan persetujuan) untuk mendapatkan izin pemusnahan.
4. Persetujuan Pemusnahan: Setelah mendapatkan persetujuan, barulah proses pemusnahan dapat dilanjutkan.
5. Pelaksanaan Pemusnahan: Pemusnahan harus dilakukan dengan cara yang tidak dapat dibaca atau diidentifikasi kembali, misalnya dengan dibakar, dicacah, atau menggunakan metode lain yang aman dan terjamin kerahasiaannya.
6. Penyusunan Berita Acara Pemusnahan: Hasil pemusnahan didokumentasikan dalam berita acara yang ditandatangani oleh tim pemusnah dan saksi.
7. Pelaporan: Berita acara pemusnahan dilaporkan kepada pimpinan instansi atau lembaga kearsipan.

Kapan Pemusnahan Arsip Dilakukan?

Waktu pelaksanaan pemusnahan arsip sangat bergantung pada penetapan Jurnal Retensi Arsip (JRA) yang telah disetujui. JRA adalah daftar yang berisi pertimbangan kurun waktu penyimpanan arsip atau jangka waktu penyelesaian tindakan. Dengan kata lain, JRA menjadi penentu kapan sebuah arsip berhak untuk dimusnahkan.

Sebagai contoh, arsip keuangan mungkin memiliki retensi selama lima tahun, setelah itu bisa dimusnahkan jika tidak ada lagi keperluan hukum atau audit. Sementara itu, arsip yang memiliki nilai sejarah atau nilai guna permanen tidak akan pernah dimusnahkan dan akan diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk diselamatkan.

Pemusnahan arsip juga bisa dijadwalkan secara berkala, misalnya setahun sekali, atau sewaktu-waktu ketika volume arsip yang sudah tidak terpakai sudah menumpuk dan membebani ruang penyimpanan. Pelaksanaan pemusnahan harus memperhatikan momentum yang tepat agar tidak mengganggu operasional harian organisasi.

Pentingnya Pengelolaan Arsip yang Benar

Memahami siapa dan kapan pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh pihak yang berwenang, serta mematuhi prosedurnya, sangat krusial. Pemusnahan arsip yang tidak sesuai prosedur dapat menimbulkan konsekuensi hukum dan administratif yang serius. Sebaliknya, pengelolaan arsip yang baik, termasuk pemusnahan yang tepat, akan menciptakan lingkungan kerja yang efisien, aman, dan teratur. Ini juga berkontribusi pada akuntabilitas dan transparansi, serta menjaga integritas informasi organisasi.