Dalam era digital yang serba cepat ini, pengelolaan informasi menjadi aspek krusial bagi keberlangsungan suatu organisasi maupun individu. Salah satu pilar utama dalam pengelolaan informasi yang efektif adalah pengarsipan. Pengarsipan bukan sekadar menumpuk dokumen, melainkan sebuah proses sistematis yang memiliki tujuan fundamental: agar informasi dapat diakses, digunakan, dan dipelihara dengan baik sepanjang siklus hidupnya. Memahami pengertian pengarsipan menurut para ahli akan memberikan gambaran yang lebih mendalam mengenai urgensi dan berbagai dimensinya.
Secara umum, pengarsipan dapat didefinisikan sebagai kegiatan penataan, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip (rekaman informasi) yang dihasilkan oleh suatu badan atau perseorangan, baik dalam bentuk fisik maupun elektronik, agar mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.
Berbagai pakar di bidang kearsipan dan manajemen informasi telah memberikan definisi dan penekanan yang berbeda, namun saling melengkapi, terkait pengarsipan. Berikut beberapa pandangan kunci:
Schellenberg (1956) dalam karyanya yang monumental, "Modern Archives: Principles and Techniques", menekankan bahwa pengarsipan adalah sebuah seni dalam memelihara catatan. Ia membedakan antara catatan yang memiliki nilai primer (kegunaan administrasi, hukum, fiskal) dan nilai sekunder (nilai historis, bukti, informasi). Menurutnya, pengarsipan harus memastikan bahwa catatan dengan nilai primer dikelola secara efisien selama masa aktifnya, dan catatan dengan nilai sekunder diidentifikasi, dilestarikan, dan dapat diakses untuk keperluan penelitian dan studi di masa depan.
Menurut J.F. Schellenberg, pengarsipan adalah...
The administration of all the books, papers, and records of an organization from the time they are created or received until they are no longer needed.
— J.F. Schellenberg
Dari pandangan ini, terlihat bahwa pengarsipan mencakup seluruh siklus hidup arsip, dari penciptaan hingga penyingkiran akhir, dengan fokus pada pengelolaan yang tepat sesuai nilai informasi yang terkandung di dalamnya.
Para ahli modern seringkali melihat pengarsipan sebagai bagian integral dari sistem informasi. Misalnya, pandangan yang diutarakan oleh para praktisi manajemen informasi kontemporer seringkali menempatkan pengarsipan dalam kerangka yang lebih luas dari siklus hidup informasi. Mereka mengartikan pengarsipan sebagai:
"Proses mengelola rekaman informasi secara strategis untuk mendukung tujuan organisasi, memastikan kepatuhan hukum, mengurangi risiko, dan mengoptimalkan aksesibilitas informasi yang bernilai."
Pandangan ini menekankan aspek strategis dan tata kelola (governance) dalam pengarsipan. Pengarsipan bukan lagi sekadar fungsi operasional, melainkan sebuah disiplin yang bertujuan untuk memaksimalkan nilai informasi sambil meminimalkan biaya dan risiko.
International Council on Archives (ICA) sebagai badan internasional yang menaungi lembaga kearsipan, memiliki definisi yang menekankan pada fungsi dan tanggung jawab lembaga kearsipan. Meskipun tidak secara langsung mendefinisikan 'pengarsipan' sebagai kata kerja tunggal, definisi mereka tentang arsip dan praktik kearsipan menyiratkan:
"Administrasi arsip yang mencakup perencanaan, penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penataan, deskripsi, penyajian, dan penyebaran arsip, serta peninjauan arsip untuk menentukan nasib akhirnya."
Ini menunjukkan bahwa pengarsipan adalah serangkaian aktivitas yang komprehensif, yang dilakukan oleh profesional kearsipan, untuk menjamin integritas, otentisitas, dan aksesibilitas arsip yang memiliki nilai jangka panjang bagi masyarakat, bangsa, atau lembaga.
Dengan berkembangnya teknologi, pengertian pengarsipan turut berkembang. Para ahli kontemporer seringkali membahas pengarsipan digital. Misalnya, menurut Ernst & Young (sebuah firma global profesional), pengarsipan digital adalah:
"Sistem untuk mengelola, menyimpan, dan mengambil kembali dokumen dan informasi digital secara efisien dan aman, memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan retensi."
Definisi ini menyoroti tantangan dan solusi yang muncul dengan digitalisasi. Pengarsipan modern tidak hanya berurusan dengan kertas, tetapi juga data digital yang membutuhkan infrastruktur, kebijakan, dan keahlian khusus untuk pengelolaan yang efektif.
Meskipun ada berbagai nuansa dan penekanan, inti dari pengertian pengarsipan menurut para ahli adalah proses yang terstruktur dan terorganisir untuk mengelola rekaman informasi dari awal hingga akhir masa pakainya. Ini melibatkan identifikasi nilai, penyimpanan yang aman, penataan yang logis, serta pemeliharaan agar informasi dapat diakses kembali dengan mudah dan akurat. Pengarsipan yang baik adalah fondasi bagi pengambilan keputusan yang cerdas, transparansi, akuntabilitas, dan pelestarian memori kolektif.
Memahami esensi pengarsipan adalah langkah awal untuk membangun budaya pengelolaan informasi yang kuat dan berkelanjutan.