Representasi visual arsip dan dokumentasi.
Kearsipan, atau manajemen arsip, adalah disiplin ilmu yang mempelajari tentang pengelolaan catatan yang dihasilkan oleh organisasi, lembaga, atau individu dalam menjalankan aktivitas mereka. Arsip bukan sekadar tumpukan kertas lama; ia adalah memori kolektif dan bukti otentik dari kegiatan yang telah dilakukan. Dalam konteks modern, arsip mencakup berbagai format, mulai dari dokumen fisik, surat elektronik (email), basis data digital, hingga rekaman audiovisual.
Tujuan utama kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat bantu manajemen. Pengelolaan yang baik memastikan bahwa informasi penting dapat ditemukan dengan cepat, aman, dan dalam kondisi yang utuh, baik untuk kebutuhan administratif jangka pendek maupun untuk kepentingan sejarah jangka panjang.
Arsip mengikuti sebuah siklus hidup yang menentukan bagaimana ia harus dikelola pada setiap tahapannya. Siklus ini dibagi menjadi tiga fase utama:
Ini adalah arsip yang masih sering digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari organisasi. Arsip aktif harus disimpan di lokasi yang mudah diakses dan dikelola secara rutin. Pengelolaannya sangat berfokus pada efisiensi pencarian dan perlindungan dari kerusakan fisik maupun kehilangan data.
Setelah frekuensi penggunaannya menurun, arsip beralih menjadi inaktif. Arsip ini tidak lagi diperlukan untuk kegiatan rutin harian, namun masih harus dipertahankan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau kebutuhan pembuktian. Pada tahap ini, seringkali dilakukan proses penyusutan, yaitu penentuan mana arsip yang akan dimusnahkan dan mana yang akan diabadikan.
Arsip yang telah selesai masa inaktifnya dan dinilai memiliki nilai sejarah, ilmiah, atau budaya yang tinggi akan dipertahankan secara permanen. Arsip permanen ini harus dikelola dengan standar konservasi tertinggi untuk memastikan kelestariannya bagi generasi mendatang. Pengelolaan arsip ini biasanya diserahkan kepada lembaga kearsipan nasional atau daerah.
Penentuan nasib akhir sebuah arsip sangat bergantung pada nilai guna yang dimilikinya. Secara umum, nilai guna arsip diklasifikasikan menjadi dua:
Prinsip-prinsip ini menjadi landasan etika dan metodologi dalam tata kelola arsip yang profesional:
Di era informasi saat ini, kearsipan menghadapi tantangan besar terkait volume data yang eksponensial dan format digital. Transformasi digital menuntut profesional kearsipan untuk menguasai manajemen arsip elektronik (e-Arsip). Isu seperti otentisitas digital, interoperabilitas sistem, dan migrasi data dari format usang menjadi sangat krusial. Tanpa manajemen yang tepat, arsip digital justru lebih rentan hilang atau tidak terbaca dibandingkan arsip kertas yang tersimpan baik.
Kearsipan modern menekankan pada tata kelola informasi (Information Governance) yang mengintegrasikan pengelolaan arsip dari awal penciptaan hingga disposisi akhir, terlepas dari medianya. Dengan demikian, arsip tetap menjadi aset strategis, bukan sekadar beban penyimpanan.