Dalam kearsipan, arsip dapat diklasifikasikan berdasarkan frekuensi dan tujuannya digunakan. Arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung dipergunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari organisasi pencipta arsip. Arsip ini memiliki nilai guna primer yang tinggi dan bersifat aktif, sehingga memerlukan akses yang cepat dan sering. Manajemen arsip dinamis yang efektif sangat krusial karena berkaitan langsung dengan pengambilan keputusan, akuntabilitas, dan efisiensi kerja instansi.
Arsip dinamis tidak statis; ia terus mengalami perubahan dalam nilai gunanya seiring berjalannya waktu dan proses kerja. Berdasarkan siklus kehidupannya yang terus berubah, arsip dinamis ini kemudian dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis spesifik yang mencerminkan tingkat aktivitas dan kegunaannya.
Arsip dinamis secara fundamental dibagi berdasarkan tingkat kegunaannya dalam rutinitas pekerjaan. Klasifikasi ini sangat penting untuk menentukan di mana arsip harus disimpan dan bagaimana tata kelolanya. Terdapat tiga jenis utama arsip dinamis, yaitu:
Penjelasan: Arsip aktif adalah jenis arsip dinamis yang paling sering diakses dan digunakan oleh unit kerja penciptanya. Arsip ini masih diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas yang sedang berjalan atau yang baru saja selesai. Karena sifatnya yang sangat dibutuhkan, arsip aktif harus disimpan pada lokasi yang mudah dijangkau, biasanya di kantor atau unit kerja terkait.
Penjelasan: Arsip semi-aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya mulai menurun secara signifikan dibandingkan arsip aktif, namun masih sesekali dibutuhkan. Arsip ini biasanya merupakan arsip yang baru saja menyelesaikan nilai guna primernya (misalnya, laporan akhir tahun anggaran yang telah ditutup, atau berkas kasus yang penyelesaiannya sudah final tetapi mungkin masih perlu dirujuk untuk pembanding).
Penyimpanan arsip semi-aktif seringkali dipindahkan dari kantor utama ke tempat penyimpanan sekunder (depo sementara) karena memakan ruang dan tidak memerlukan akses secepat arsip aktif. Pemindahan ini merupakan langkah awal dalam siklus hidup arsip.
Penjelasan: Dalam konteks kearsipan modern (terutama berdasarkan regulasi Indonesia), arsip inaktif sering kali dipandang sebagai tahap akhir dari arsip dinamis sebelum ditetapkan menjadi arsip statis (permanen) atau dimusnahkan. Arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak relevan lagi untuk kegiatan operasional sehari-hari (nilai guna primernya sudah habis).
Meskipun masih harus disimpan untuk jangka waktu tertentu karena alasan hukum, administratif, atau referensi (nilai guna sekunder), frekuensi pengambilannya sangat jarang, mungkin hanya beberapa kali dalam setahun. Arsip ini harus disimpan di tempat penyimpanan arsip inaktif yang terpusat, biasanya dikelola oleh unit kearsipan.
Memisahkan arsip berdasarkan tingkat kedinamisannya memberikan beberapa keuntungan manajerial yang signifikan. Pertama, efisiensi ruang kantor terjaga karena arsip yang tidak sering dipakai tidak menumpuk di meja kerja. Kedua, keamanan dan pelestarian lebih terfokus; arsip aktif yang berisiko tinggi dapat diamankan secara berbeda dari arsip inaktif. Ketiga, proses jadwal retensi arsip dapat diterapkan dengan lebih akurat, memastikan bahwa arsip yang memiliki nilai historis jangka panjang diproses untuk diserahkan kepada lembaga kearsipan (Arsip Statis), sementara arsip yang tidak memiliki nilai dilindungi sebelum dimusnahkan sesuai prosedur. Dengan demikian, siklus hidup arsip berjalan lancar dari penciptaan hingga penyelesaian akhir.