Arsip adalah rekaman informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam pelaksanaan kegiatannya. Dalam dunia administrasi dan kearsipan, arsip memegang peranan krusial sebagai bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan memori organisasi. Agar pengelolaan arsip berjalan efektif, penting untuk memahami berbagai klasifikasi atau jenis-jenis arsip yang ada.
Penggolongan arsip dapat dilakukan berdasarkan berbagai kriteria, seperti fungsi, bentuk, keaslian, dan nilai gunanya. Pemahaman yang mendalam mengenai jenis-jenis arsip ini akan membantu dalam menentukan metode penyimpanan, pemeliharaan, dan penemuan kembali arsip tersebut di kemudian hari.
Sebutkan dan Jelaskan Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat diklasifikasikan berdasarkan beberapa sudut pandang utama. Berikut adalah klasifikasi yang paling sering digunakan dalam praktik kearsipan:
Ilustrasi visualisasi jenis klasifikasi arsip.
-
1. Berdasarkan Nilai Guna (Fungsionalitas)
Klasifikasi ini membagi arsip berdasarkan seberapa sering dan untuk tujuan apa arsip tersebut masih diperlukan dalam kegiatan operasional penciptanya.
- Arsip Aktif: Arsip yang masih digunakan secara rutin dan terus-menerus dalam proses pekerjaan sehari-hari. Biasanya memiliki frekuensi akses yang tinggi.
- Arsip Inaktif (Semi-Aktif): Arsip yang tidak lagi digunakan setiap hari, tetapi masih diperlukan sewaktu-waktu untuk referensi atau kegiatan yang bersifat periodik. Arsip ini biasanya disimpan di depo arsip sementara.
- Arsip Permanen (Historis): Arsip yang telah berakhir masa inaktifnya dan dinilai memiliki nilai historis, hukum, atau ilmiah yang tinggi sehingga harus disimpan selamanya. Arsip ini menjadi memori bangsa atau organisasi.
-
2. Berdasarkan Bentuk Fisik (Media)
Jenis ini mengacu pada media atau format fisik di mana informasi tersebut direkam atau disimpan.
- Arsip Tekstual (Kertas): Jenis arsip paling umum, berupa dokumen tertulis di atas kertas, seperti surat, notulen rapat, laporan, dan memo.
- Arsip Non-Tekstual: Meliputi berbagai format selain tulisan di atas kertas:
- Arsip Peta/Gambar: Meliputi denah, peta bumi, sketsa, dan diagram.
- Arsip Foto/Citra: Berupa foto, negatif, atau slide.
- Arsip Rekaman Suara (Audio): Berupa kaset, piringan hitam, atau file digital audio.
- Arsip Film/Video (Audiovisual): Berupa rekaman gerak seperti film dokumenter atau rekaman rapat video.
- Arsip Komputerisasi/Digital: Arsip yang dibuat dan disimpan dalam bentuk elektronik, seperti file database, spreadsheet, email, dan dokumen Word.
-
3. Berdasarkan Keaslian (Legalitas)
Klasifikasi ini melihat apakah arsip tersebut merupakan dokumen asli atau salinan dari dokumen asli.
- Arsip Asli (Original): Dokumen yang pertama kali dibuat atau diterima dan mengandung informasi yang dicatat. Ini adalah arsip yang memiliki nilai primer dan keaslian tertinggi.
- Arsip Tembusan/Salinan (Copy): Dokumen yang dibuat sebagai hasil penggandaan dari arsip asli (misalnya fotokopi, karbon copy, atau duplikat digital). Meskipun memiliki informasi yang sama, nilai pembuktiannya biasanya lebih rendah dibandingkan arsip asli.
-
4. Berdasarkan Subjek (Materi Pokok)
Pengelompokan ini didasarkan pada isi atau topik utama yang dibahas dalam arsip tersebut.
Contoh pengelompokan berdasarkan subjek meliputi arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip perencanaan, arsip hukum, dan sebagainya. Klasifikasi ini sangat penting untuk penemuan kembali arsip berdasarkan materi informasinya.
-
5. Berdasarkan Sifat Keberadaan (Keorganisasian)
Ini membagi arsip berdasarkan lingkup unit mana arsip tersebut diciptakan.
- Arsip Terpusat: Arsip yang dikelola dan disimpan pada satu unit kearsipan utama di tingkat pusat organisasi.
- Arsip Tersebar (Desentralisasi): Arsip yang dikelola dan disimpan oleh masing-masing unit kerja atau bagian di mana arsip tersebut diciptakan, tanpa melalui sentralisasi penuh.
Pentingnya Klasifikasi Arsip yang Tepat
Mengidentifikasi jenis arsip dengan benar bukan sekadar formalitas administratif. Hal ini memiliki implikasi signifikan terhadap manajemen informasi. Misalnya, arsip digital memerlukan sistem keamanan dan format penyimpanan yang berbeda total dibandingkan arsip kertas tua.
Dengan memahami klasifikasi berdasarkan nilai guna (aktif, inaktif, permanen), sebuah organisasi dapat menentukan jadwal retensi yang sesuai. Arsip aktif harus mudah dijangkau, sementara arsip permanen harus segera dipindahkan ke tempat penyimpanan jangka panjang yang aman dan terkontrol lingkungannya. Jika klasifikasi ini gagal dilakukan, risiko kehilangan dokumen penting atau penumpukan dokumen yang tidak bernilai (overload) akan meningkat drastis, yang pada akhirnya menghambat efisiensi operasional dan proses pengambilan keputusan.
Secara keseluruhan, jenis-jenis arsip mencerminkan perjalanan hidup sebuah informasi, mulai dari saat ia dilahirkan sebagai data baru yang aktif, menjadi catatan referensi yang jarang disentuh, hingga akhirnya diabadikan sebagai warisan sejarah yang tak ternilai harganya.