Arsip seringkali dipandang hanya sebagai gudang dokumen usang. Namun, bagi para ahli kearsipan dan manajemen informasi, arsip adalah inti dari memori kelembagaan dan bukti akuntabilitas. Memahami tujuan arsip secara mendalam memerlukan tinjauan terhadap berbagai perspektif teoretis yang telah dikembangkan sepanjang waktu. Tujuan ini tidak tunggal, melainkan berlapis, mencakup aspek hukum, administratif, historis, dan kultural.
Fungsi utama yang paling mendesak dari arsip adalah mendukung operasi sehari-hari dan membuktikan apa yang telah dilakukan. Para pakar menekankan bahwa arsip diciptakan sebagai produk sampingan (by-product) dari aktivitas rutin organisasi atau individu. Tujuannya adalah menyediakan informasi cepat dan terpercaya untuk pengambilan keputusan berkelanjutan.
Tujuan ini sangat krusial dalam konteks hukum. Arsip berfungsi sebagai alat bukti primer di pengadilan atau dalam sengketa hukum. Keotentikan, keutuhan, dan keterpeliharaan arsip memastikan bahwa informasi yang tersimpan dapat dipertanggungjawabkan secara legal. Jika sebuah dokumen tidak dapat diverifikasi keasliannya, nilai yudisialnya akan hilang.
Para ahli menekankan bahwa nilai bukti ini melekat pada arsip saat ia diciptakan, bukan setelah proses penilaian. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik adalah prasyarat untuk manajemen risiko hukum yang efektif. Jika sebuah organisasi gagal mempertahankan bukti yang relevan, ia berisiko menghadapi kerugian finansial atau reputasi.
Meskipun fungsi administratif dan yuridis adalah nilai primer (primer value) yang bersifat jangka pendek hingga menengah, tujuan historis merupakan nilai sekunder (secondary value) yang sering kali tidak terlihat pada saat dokumen dibuat. Para sejarawan dan ahli kearsipan generasi kedua (seperti Schellenberg) fokus pada konten informasi arsip yang bernilai sebagai sumber primer untuk merekonstruksi masa lalu.
Tujuan ini memastikan bahwa warisan kolektif suatu bangsa, komunitas, atau individu tetap dapat diakses. Arsip historis memungkinkan generasi mendatang untuk belajar dari kesalahan dan kesuksesan masa lalu, membentuk identitas budaya, dan mendukung penelitian akademik yang mendalam.
Di luar aspek fungsional dan informasional yang kaku, banyak ahli kontemporer melihat arsip sebagai penjaga memori kolektif masyarakat. Arsip adalah jejak material dari cara masyarakat berpikir, berinteraksi, dan berubah. Tujuan di sini adalah melestarikan keragaman suara dan narasi.
Dalam era digital, tantangan ini semakin kompleks. Para ahli seperti Eric Ketelaar mendorong pendekatan yang lebih berfokus pada "konteks penciptaan" (provenance) dan "narasi" yang dibangun dari arsip. Tujuannya bukan hanya menyimpan bit dan byte, tetapi melestarikan pemahaman otentik tentang bagaimana bukti tersebut dibentuk oleh konteks sosial dan politiknya. Arsip, dalam pandangan ini, adalah jembatan vital antara masa lalu dan masa kini, yang memungkinkan dialog berkelanjutan antar generasi.
Secara keseluruhan, tujuan arsip menurut para ahli adalah sebuah siklus yang terintegrasi: menciptakan bukti yang valid secara administratif dan yuridis saat ini, menilainya secara cermat untuk mempertahankan nilai bukti dan informasi tersebut, dan akhirnya, melestarikannya sebagai memori yang dapat dipercaya untuk masa depan. Arsip yang dikelola dengan baik adalah fondasi bagi pemerintahan yang baik, keadilan sosial, dan pemahaman sejarah yang jujur.
Maka, setiap keputusan tentang penarikan, penyimpanan, atau pemusnahan arsip harus selalu merujuk kembali pada ketiga pilar tujuan utama ini: mendukung fungsi administratif, menjamin kepastian hukum, dan melestarikan warisan informasi.