Arsip memegang peranan krusial dalam kehidupan organisasi maupun individu. Ia bukan sekadar tumpukan kertas usang, melainkan rekaman otentik dari berbagai aktivitas, keputusan, dan peristiwa yang memiliki nilai guna. Pemahaman mendalam mengenai pengertian arsip dan kearsipan, terutama dari sudut pandang para ahli, sangatlah penting untuk memastikan pengelolaan yang efektif dan efisien. Artikel ini akan mengupas tuntas berbagai definisi tersebut, memberikan gambaran komprehensif tentang esensi arsip dan ilmu kearsipan.
Secara umum, arsip merujuk pada kumpulan dokumen atau catatan yang dihasilkan, diterima, atau dikelola oleh suatu organisasi atau individu sebagai bukti dari kegiatan atau transaksi. Namun, para ahli memberikan definisi yang lebih spesifik dan bernuansa.
Salah satu tokoh penting dalam dunia kearsipan adalah The Liang Gie. Beliau mendefinisikan arsip sebagai naskah-naskah, surat-surat kabar, dan barang-barang lain yang memiliki nilai guna tertentu, sehingga perlu disimpan dan dipelihara. Definisi ini menekankan pada 'nilai guna' sebagai kriteria utama sebuah informasi dapat dikategorikan sebagai arsip.
Pandangan senada juga diungkapkan oleh T.R. Schellenberg, seorang ahli arsip terkemuka asal Amerika. Menurutnya, arsip adalah sekelompok dokumen yang dibuat atau diterima oleh badan publik atau perorangan dalam pelaksanaan kegiatan atau hak mereka, dan kemudian disimpan karena nilai yang ada padanya. Schellenberg secara khusus membedakan arsip dengan dokumen yang hanya bersifat sementara atau tidak memiliki nilai jangka panjang.
Selanjutnya, V. L. R. C. (Victoria State Records Authority) dalam pedoman mereka mendefinisikan arsip sebagai rekaman informasi yang diciptakan, diterima, dan digunakan sebagai bukti dari aktivitas, kewajiban, atau transaksi yang dipertahankan untuk jangka waktu tertentu. Definisi ini menyoroti fungsi arsip sebagai bukti otentik.
Dalam konteks hukum dan administrasi, arsip juga dapat dipahami sebagai catatan resmi yang memiliki kekuatan hukum. Arsip bukan hanya data mentah, tetapi data yang telah terorganisir dan memiliki konteks, sehingga dapat diinterpretasikan dan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan atau pertanggungjawaban.
Jika arsip adalah 'apa' yang disimpan, maka kearsipan adalah 'bagaimana' dan 'mengapa' arsip tersebut dikelola. Kearsipan adalah disiplin ilmu dan praktik yang mencakup seluruh proses pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penerimaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan.
The Liang Gie juga mendefinisikan kearsipan sebagai keseluruhan kegiatan penataan, penyimpanan, dan pemeliharaan bahan-bahan perpustakaan atau naskah-naskah yang memiliki nilai guna dalam penyelenggaraan pemerintahan atau kegiatan lainnya. Ini menunjukkan bahwa kearsipan mencakup serangkaian tindakan aktif untuk menjaga keberadaan dan kemanfaatan arsip.
T. R. Schellenberg mendefinisikan kearsipan sebagai pekerjaan pengurusan arsip. Baginya, kearsipan meliputi kegiatan yang berkaitan dengan dokumen arsip, mulai dari penerimaan, pengelolaan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Ia menekankan bahwa kearsipan adalah sebuah proses berkelanjutan yang membutuhkan perhatian dan keahlian.
Berbeda sedikit, Albertine Winner, seorang pakar manajemen arsip, menyatakan bahwa kearsipan adalah seni dan ilmu mengelola arsip. Ia melihat kearsipan tidak hanya sebagai tugas teknis, tetapi juga melibatkan unsur seni dalam menata dan menyajikan informasi, serta ilmu dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen yang efektif.
Dalam literatur kearsipan modern, kearsipan seringkali dikaitkan dengan konsep manajemen informasi (information management). Ini berarti kearsipan tidak hanya berfokus pada format fisik arsip, tetapi juga pada konten informasinya, siklus hidup informasi, dan bagaimana informasi tersebut dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal. Kearsipan yang baik akan memastikan integritas, keaslian, dan keandalan informasi yang tersimpan.
"Arsip adalah ingatan organisasi, dan kearsipan adalah praktik menjaga kesehatan ingatan tersebut."
Menurut para ahli, nilai arsip dapat dikategorikan menjadi dua jenis utama:
Pemahaman terhadap nilai guna ini menjadi fundamental dalam menentukan bagaimana arsip harus dikelola dan berapa lama arsip tersebut perlu dipertahankan.
Secara ringkas, arsip adalah rekaman otentik dari aktivitas yang memiliki nilai guna, baik primer maupun sekunder. Sementara itu, kearsipan adalah serangkaian proses dan praktik yang bertujuan untuk mengelola arsip secara efektif, mulai dari penciptaan hingga penyusutan. Definisi-definisi dari para ahli seperti The Liang Gie, T. R. Schellenberg, dan lainnya, menegaskan pentingnya arsip sebagai sumber informasi, bukti kegiatan, dan memori kolektif. Pengelolaan kearsipan yang profesional sangat esensial untuk mendukung akuntabilitas, efisiensi operasional, dan pelestarian warisan informasi bagi generasi mendatang.