Meskipun era digitalisasi semakin mendominasi, kebutuhan akan penyimpanan arsip manual atau fisik tetap menjadi tulang punggung bagi banyak organisasi, terutama di sektor pemerintahan, hukum, dan kesehatan. Arsip manual merujuk pada dokumen yang dicetak, ditulis tangan, atau direkam dalam bentuk fisik, seperti surat, akta, berkas proyek, dan dokumen kontrak. Keberadaan arsip fisik ini sering kali diwajibkan oleh regulasi tertentu sebagai bukti otentik yang sulit dibantah.
Pengelolaan arsip manual yang efektif bukan sekadar menumpuk kertas di gudang. Ini adalah proses sistematis yang bertujuan untuk memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat, aman, dan dalam kondisi terbaik. Kegagalan dalam pengelolaan arsip dapat berujung pada hilangnya informasi krusial, kesulitan dalam audit, dan potensi kerugian operasional maupun finansial.
Dalam praktik kearsipan manual, terdapat beberapa metode penyimpanan yang umum digunakan, masing-masing memiliki kelebihan dalam hal aksesibilitas dan keamanan.
Aspek penting lainnya adalah media penyimpanan itu sendiri. Penggunaan lemari arsip (filing cabinet) yang aman, kotak arsip yang bebas asam (acid-free), dan penempatan di ruangan dengan suhu serta kelembaban terkontrol (suhu ideal berkisar 18-22 derajat Celsius dan kelembaban 40-60%) sangat vital untuk mencegah kerusakan fisik seperti jamur, rayap, atau perubahan warna kertas.
Meskipun penting, implementasi penyimpanan arsip manual dihadapkan pada tantangan signifikan di era digital. Salah satu masalah terbesar adalah waktu yang dibutuhkan untuk pencarian. Ketika sebuah informasi dibutuhkan, petugas harus secara fisik mendatangi lokasi penyimpanan, mencari berkas per berkas, sebuah proses yang jauh lebih lambat dibandingkan pencarian berbasis kata kunci pada sistem digital.
Selain itu, masalah keterbatasan ruang fisik menjadi isu utama. Seiring bertambahnya volume kegiatan organisasi, kebutuhan akan ruang penyimpanan arsip akan terus meningkat, memakan area kantor yang seharusnya bisa dimanfaatkan untuk kegiatan produktif lainnya. Biaya operasional untuk pemeliharaan lingkungan penyimpanan (AC, pengontrol kelembaban, dan keamanan fisik) juga menjadi beban finansial yang berkelanjutan.
Inilah mengapa banyak organisasi kini mengadopsi strategi hibrida. Arsip manual yang sudah tua dan jarang diakses seringkali didigitalisasi (dibuat salinan digitalnya) untuk mempermudah akses, sementara arsip asli yang bernilai hukum tinggi tetap disimpan secara fisik di lokasi yang aman dan terkelola dengan baik. Proses digitalisasi ini, meskipun memakan biaya awal, mengurangi risiko kehilangan data fisik seiring waktu dan membebaskan ruang kantor.
Keamanan adalah prioritas tertinggi dalam penyimpanan arsip manual. Arsip fisik rentan terhadap pencurian, kebakaran, dan bencana alam. Oleh karena itu, protokol keamanan harus diperketat:
Pengelolaan arsip manual yang terstruktur memastikan bahwa warisan dokumenter organisasi tetap utuh, mudah diakses (meskipun membutuhkan usaha lebih), dan terlindungi dari degradasi alamiah dan ancaman eksternal.