Dalam dunia pengelolaan informasi, istilah "arsip" dan "perpustakaan" sering kali digunakan secara bergantian oleh masyarakat umum. Meskipun keduanya berperan penting dalam pelestarian dan penyediaan akses terhadap pengetahuan, terdapat perbedaan fundamental dalam tujuan, sifat koleksi, dan fungsi utama mereka. Memahami dikotomi ini sangat krusial, terutama bagi para peneliti, sejarawan, dan pembuat kebijakan.
1. Tujuan Utama dan Sifat Koleksi
Perbedaan paling mendasar terletak pada tujuan pengumpulan materi. Perpustakaan berfokus pada pengumpulan dan penyediaan akses publik terhadap informasi yang telah diterbitkan (seperti buku, jurnal, majalah, dan materi audiovisual) yang memiliki nilai guna informasi universal dan ditujukan untuk dibaca secara luas. Koleksi perpustakaan biasanya dipilih berdasarkan relevansi tematik atau subjek.
Sebaliknya, Arsip berurusan dengan catatan atau dokumen yang dihasilkan, diterima, dan disimpan oleh suatu badan usaha (pemerintah, perusahaan, organisasi, atau individu) dalam proses kegiatan operasionalnya. Arsip bersifat unik, tidak diterbitkan, dan memiliki nilai pembuktian (evidentiary value) serta nilai historis yang melekat pada konteks penciptaannya (provenance). Arsip adalah jejak autentik dari aktivitas.
2. Pengelolaan dan Akses
Pengelolaan di perpustakaan sering kali menggunakan sistem klasifikasi subjek yang terstandarisasi secara internasional, seperti Dewey Decimal Classification (DDC) atau Library of Congress Classification (LCC). Tujuannya adalah memudahkan pengguna menemukan topik tertentu, terlepas dari siapa yang menulis atau kapan dibuat.
Pengelolaan arsip didasarkan pada prinsip provenance (asal-usul) dan original order (urutan asli). Artinya, arsip harus tetap dipertahankan dalam kelompok atau rangkaian dokumen dari penciptanya. Mengubah urutan asli dianggap merusak nilai bukti (otentisitas) dari arsip tersebut. Akses ke arsip sering kali lebih dibatasi, terutama untuk arsip yang masih sensitif atau rahasia, dan penggunaannya biasanya memerlukan penelitian mendalam mengenai konteks pencipta.
3. Format dan Nilai Materi
Materi di perpustakaan umumnya sudah melewati proses kurasi dan penyuntingan yang ketat sebelum dipublikasikan. Nilai utamanya adalah nilai informasi yang terkandung di dalamnya. Formatnya cenderung seragam dan telah melalui proses penerbitan resmi.
Arsip mencakup berbagai format fisik—surat-menyurat, notulen rapat, peta, foto, rekaman suara, hingga data elektronik mentah. Nilai arsip terletak bukan hanya pada isinya, tetapi juga pada keaslian (authenticity) dan integritasnya sebagai bukti transaksi atau keputusan. Misalnya, sebuah surat keputusan (SK) di arsip memiliki nilai hukum dan historis yang lebih tinggi dibandingkan dengan buku teks yang membahas topik tersebut.
4. Siklus Hidup dan Retensi
Perpustakaan umumnya mengoleksi materi yang masih dianggap relevan atau memiliki nilai abadi secara umum. Materi yang dianggap usang atau tidak banyak diminati sering kali dikeluarkan (deaccession) dari koleksi utama dan mungkin dialihkan ke toko buku bekas atau dihapus, meskipun tetap ada bagian koleksi khusus untuk materi langka.
Dalam manajemen arsip, terdapat konsep siklus hidup arsip (record life cycle). Dokumen pada awalnya adalah arsip aktif (digunakan sehari-hari), kemudian menjadi arsip inaktif (jarang digunakan tetapi harus disimpan), dan akhirnya dinilai apakah memiliki nilai permanen untuk diwariskan sebagai arsip historis atau dimusnahkan sesuai jadwal retensi yang ditetapkan. Proses ini diatur oleh peraturan yang ketat.
Kesimpulan
Secara ringkas, perpustakaan adalah institusi yang mengumpulkan dan menyediakan informasi yang diterbitkan untuk tujuan penggunaan umum dan pendidikan. Sementara itu, arsip adalah badan yang menyimpan catatan unik dan asli dari suatu badan pencipta, yang berfungsi sebagai bukti historis, hukum, dan administrasi. Meskipun keduanya melestarikan warisan intelektual dan informasi, metode kurasi, prinsip pengelolaan, dan fungsi utama keduanya berbeda secara fundamental, memastikan bahwa kedua aset informasi ini dapat diakses dan dipelihara sesuai dengan peran spesifik mereka dalam masyarakat.