Dalam era informasi modern, istilah "arsip elektronik" dan "arsip digital" sering digunakan secara bergantian dalam percakapan sehari-hari. Meskipun keduanya merujuk pada penyimpanan informasi tanpa media fisik tradisional (seperti kertas), secara teknis dan konseptual, terdapat perbedaan mendasar yang penting untuk dipahami, terutama dalam konteks kearsipan profesional dan tata kelola dokumen.
Arsip elektronik adalah rekaman informasi yang dibuat, dikirim, diterima, atau disimpan dalam bentuk elektronik atau media elektronik lainnya. Konsep utama dari arsip elektronik adalah bahwa ia diciptakan secara asli dalam bentuk elektronik. Ini berarti dokumen tersebut mungkin tidak pernah ada dalam bentuk cetak (kertas). Contoh klasik dari arsip elektronik adalah email yang dikirim langsung dari server ke server, basis data (database), dokumen Word yang dibuat di komputer, atau rekaman suara digital.
Fokus utama dari arsip elektronik adalah pada proses penciptaan dan format aslinya. Sebuah dokumen elektronik harus memenuhi syarat keaslian (authenticity), keutuhan (integrity), keandalan (reliability), dan keterbacaan (usability) sepanjang siklus hidupnya, terlepas dari teknologi yang digunakan untuk menyimpannya.
Arsip digital merujuk pada representasi elektronik dari informasi yang awalnya ada dalam format non-elektronik (analog), seperti dokumen kertas, foto film, atau pita magnetik. Proses mengubah dokumen analog menjadi digital disebut digitalisasi.
Intinya, arsip digital adalah hasil konversi atau salinan. Meskipun memiliki nilai hukum dan informasi yang sama dengan dokumen aslinya, statusnya sebagai "digital" terletak pada proses transformasinya. Misalnya, ketika sebuah surat keputusan gubernur yang ditandatangani dengan tinta di atas kertas kemudian dipindai (scan) menggunakan scanner dan disimpan sebagai file PDF, maka file PDF tersebut adalah arsip digital dari arsip kertas aslinya.
Untuk mempermudah pemahaman, berikut adalah tabel perbandingan utama mengenai perbedaan esensial antara kedua jenis arsip ini:
Perbedaan ini memiliki implikasi besar dalam peraturan dan tata kelola. Lembaga kearsipan sering kali menetapkan standar yang berbeda untuk otentikasi arsip elektronik yang dibuat secara asli dibandingkan dengan arsip digital hasil konversi.
Arsip Elektronik harus dikelola secara ketat untuk menjamin bahwa metadata, konteks penciptaan, dan tanda tangan elektronik (jika ada) tetap melekat dan valid. Tantangannya adalah memastikan bahwa data tersebut tetap dapat diakses meskipun teknologi platformnya berubah (migrasi data).
Sementara itu, Arsip Digital (hasil konversi) memerlukan jaminan bahwa proses pemindaian tidak menghilangkan informasi penting. Jika dokumen aslinya hilang atau dimusnahkan, nilai hukum arsip digital tersebut sangat bergantung pada kepatuhan prosedur digitalisasi yang telah ditetapkan.
Kesimpulannya, semua arsip elektronik adalah bentuk penyimpanan elektronik, namun tidak semua arsip elektronik harus melalui proses digitalisasi dari media fisik. Sebaliknya, arsip digital adalah turunan elektronik dari sumber daya analog. Memahami perbedaan ini penting untuk memastikan kepatuhan regulasi dan keberlangsungan informasi dalam jangka panjang.