Dalam era informasi saat ini, istilah "arsip elektronik" dan "arsip digital" sering digunakan secara bergantian. Namun, bagi dunia kearsipan profesional, terdapat perbedaan konseptual yang signifikan di antara keduanya. Memahami perbedaan ini sangat krusial, terutama dalam konteks tata kelola informasi, keabsahan hukum, dan keberlangsungan (sustainability) informasi jangka panjang.
Arsip Elektronik (atau Electronic Record) adalah informasi yang dihasilkan, dikirim, diterima, disimpan, atau dikirimkan dengan menggunakan sistem elektronik atau sarana lainnya. Intinya, arsip elektronik adalah format digital dari sebuah dokumen atau informasi yang awalnya mungkin dibuat dalam bentuk fisik atau memang sudah dibuat secara elektronik.
Karakteristik utama dari arsip elektronik adalah bahwa ia terikat pada sistem atau aplikasi tempat ia diciptakan atau dikelola. Contoh paling umum dari arsip elektronik meliputi:
Arsip elektronik berfokus pada format penyajian informasi. Meskipun informasinya ada dalam bentuk digital, nilai pembuktian dan keotentikannya sangat bergantung pada konteks sistem pembuatnya. Jika sistem pendukungnya mati atau format filenya usang, akses terhadap arsip elektronik bisa terganggu, meskipun data mentahnya masih ada.
Arsip Digital (atau sering disebut Digital Record dalam konteks arsip otentik) merujuk pada arsip yang diciptakan, dikelola, dan disimpan dalam format digital yang memiliki jaminan integritas, keaslian, dan keotentikan yang terstruktur, sesuai dengan standar kearsipan yang ditetapkan.
Perbedaan kunci antara digital dan elektronik terletak pada tingkat strukturisasi dan manajemen metadata. Arsip digital yang dikelola secara profesional tidak hanya berupa file digital, tetapi juga dilengkapi dengan metadata yang mendalam (siapa membuat, kapan dibuat, bagaimana proses perubahannya, dan format aslinya) yang memastikan bahwa arsip tersebut dapat dibuktikan keasliannya di kemudian hari, bahkan jika aplikasi pembuatnya sudah tidak ada.
Arsip digital yang sejati (sering kali merujuk pada Record dalam konteks tata kelola) harus memenuhi persyaratan:
Perbedaan mendasar dapat diringkas berdasarkan fokus pengelolaannya:
Arsip Elektronik: Fokus utamanya adalah pada medium atau format penyimpanan (yaitu, berbasis elektronik). Ini lebih mengacu pada 'media' data.
Arsip Digital: Fokus utamanya adalah pada nilai hukum, keotentikan, dan struktur pengelolaan metadata yang menjamin bahwa data tersebut dapat dipertanggungjawabkan sebagai arsip resmi dalam jangka panjang.
Arsip elektronik seringkali melekat pada aplikasi tertentu. Misalnya, sebuah email hanya valid sebagai arsip elektronik selama sistem email tersebut masih dapat diakses dan diverifikasi.
Arsip digital yang dikelola dengan baik (terutama dalam sistem Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau DAMS) dirancang untuk independen dari aplikasi spesifik pembuatnya, melalui proses migrasi format dan pemeliharaan metadata yang berkelanjutan.
Pada arsip elektronik umum, metadata mungkin minim atau hanya metadata standar sistem operasi (tanggal modifikasi, nama file).
Pada arsip digital sejati, metadata kearsipan (seperti deskripsi kontekstual, otorisasi, dan jejak audit) harus eksplisit dan terintegrasi untuk menjamin pembuktian.
Bagi lembaga negara atau korporasi yang harus menyimpan bukti transaksi atau keputusan dalam waktu puluhan tahun, klasifikasi ini sangat vital.
Jika Anda hanya menyimpan email sebagai "arsip elektronik", setelah sepuluh tahun, sulit dibuktikan keabsahannya jika platform email tersebut sudah berganti teknologi. Sebaliknya, jika email tersebut dikonversi dan dikelola sebagai "arsip digital" dengan metadata kearsipan yang lengkap, nilai pembuktiannya akan tetap terjaga, meskipun format dasarnya mungkin sudah diubah menjadi standar konservasi yang baru.
Singkatnya, semua arsip digital adalah arsip elektronik, namun tidak semua arsip elektronik memenuhi syarat untuk disebut arsip digital dalam konteks kearsipan yang ketat dan terstruktur.