Ilustrasi visual yang menggambarkan berbagai aspek penggolongan arsip.
Dalam dunia administrasi modern, baik di sektor publik maupun swasta, pengelolaan arsip yang efektif merupakan tulang punggung operasional. Arsip, sebagai rekaman aktivitas organisasi, memegang peranan krusial dalam pengambilan keputusan, akuntabilitas, dan pelestarian memori institusional. Namun, untuk memaksimalkan manfaatnya, arsip perlu dikelola dengan sistematis, yang salah satunya adalah melalui penggolongan arsip. Penggolongan ini membantu dalam penataan, penemuan kembali, penyimpanan, dan pemusnahan arsip yang tepat guna.
Penggolongan arsip pada dasarnya adalah proses mengelompokkan arsip berdasarkan kriteria tertentu. Kriteria ini bisa beragam, mulai dari subjek, jenis, fungsi, hingga jangka waktu penyimpanan. Pemahaman yang mendalam mengenai berbagai jenis penggolongan arsip akan mempermudah terciptanya sistem kearsipan yang efisien dan responsif terhadap kebutuhan pengguna.
Salah satu cara paling fundamental untuk menggolongkan arsip adalah berdasarkan fungsinya dalam organisasi. Penggolongan ini sangat penting karena mencerminkan peran dan kegunaan arsip dalam mendukung aktivitas operasional dan pencapaian tujuan organisasi.
Arsip fungsional adalah arsip yang dihasilkan dari kegiatan rutin dan operasional suatu organisasi. Arsip ini berkaitan langsung dengan pelaksanaan fungsi-fungsi pokok organisasi, seperti administrasi surat-menyurat, keuangan, kepegawaian, perencanaan, dan pengawasan. Contohnya meliputi nota dinas, surat keputusan, laporan pertanggungjawaban, anggaran, daftar gaji, dan formulir kepegawaian. Arsip ini biasanya memiliki nilai guna yang relatif singkat, namun sangat penting untuk kelancaran aktivitas sehari-hari.
Berbeda dengan arsip fungsional, arsip substantif merekam hasil dari kegiatan pokok atau kegiatan utama yang menjadi inti dari eksistensi organisasi. Arsip ini mencerminkan kebijakan, keputusan strategis, hasil penelitian, karya cipta, atau produk akhir dari sebuah institusi. Misalnya, bagi universitas, arsip substantif mencakup naskah akademik, hasil penelitian dosen, atau kurikulum. Bagi perusahaan manufaktur, arsip substantif bisa berupa desain produk, paten, atau laporan hasil uji coba produksi. Arsip substantif sering kali memiliki nilai guna jangka panjang, bahkan mungkin nilai sejarah yang tinggi.
Selain berdasarkan fungsi, arsip juga dapat diklasifikasikan berdasarkan bentuk fisiknya atau jenis media yang digunakan. Penggolongan ini membantu dalam menentukan metode penyimpanan, perawatan, dan penanganan yang sesuai.
Ini adalah jenis arsip yang paling umum dikenal, yaitu arsip yang berisi informasi dalam bentuk tulisan. Arsip tekstual dapat berupa dokumen cetak seperti surat, laporan, notulen rapat, buku, majalah, atau bahkan dokumen digital yang ditulis dalam format teks.
Arsip piktorial adalah arsip yang merekam informasi melalui gambar. Ini mencakup foto, lukisan, sketsa, peta, grafik, diagram, dan materi visual lainnya yang memiliki nilai dokumenter.
Jenis arsip ini merekam informasi melalui suara (audio) atau gabungan suara dan gambar (visual). Contohnya meliputi rekaman suara, film, video, kaset, CD/DVD, dan file digital yang mengandung unsur audio atau visual.
Dengan kemajuan teknologi, arsip digital menjadi semakin dominan. Arsip ini tersimpan dalam format elektronik pada media seperti hard disk, server, cloud storage, USB drive, atau format data lainnya. Contohnya adalah email, database, dokumen elektronik, rekaman digital, dan file multimedia.
Nilai guna arsip adalah pertimbangan penting dalam menentukan bagaimana arsip tersebut akan dikelola, terutama terkait dengan jangka waktu penyimpanannya.
Arsip ini memiliki nilai guna langsung bagi pencipta arsip, baik untuk kepentingan administrasi, operasional, maupun kegiatan lain yang berkaitan dengan fungsi pencipta arsip. Arsip bernilai guna primer sering kali terbagi lagi menjadi arsip dinamis (aktif digunakan) dan arsip inaktif (jarang digunakan namun masih diperlukan).
Arsip ini memiliki nilai guna bagi kepentingan penelitian, pendidikan, sejarah, atau kebudayaan, dan bukan lagi untuk kepentingan pencipta arsip. Arsip sekunder seringkali merupakan arsip yang telah dinyatakan memiliki nilai permanen dan harus disimpan selamanya.
Dengan memahami berbagai cara penggolongan arsip ini, organisasi dapat membangun sistem manajemen arsip yang kokoh. Sistem ini tidak hanya memastikan arsip tersimpan dengan rapi dan mudah diakses, tetapi juga menjamin bahwa setiap arsip dikelola sesuai dengan nilai, fungsi, dan kebutuhan organisasi, demi mendukung kelancaran operasional dan pelestarian memori institusional yang berharga.